Vår Energi bruker innkjøp-og kontraktshåndteringssystemet Ivalua.

• Alle Vår Energis rammeavtaleleverandører må registrere eller oppdatere sin selskapsprofil i Ivalua.
• Alle strategiske anbudsprosesser kjøres i Ivalua og tilbud skal leveres gjennom Ivalua.
• Ivalua tilbyr kommunikasjonskanaler som foretrekkes til forespørsler knyttet til anbud og kontrakter.
• Gjennom bruk av endringsforespørsler forventes det at leverandører kontinuerlig oppdaterer sin selskapsinformasjon. Dette er for å sikre at Vår Energi til enhver tid har riktig leverandør- og kontaktinformasjon.
• Leverandører kan laste opp dokumenter til sin selskapsprofil (dvs.ISO sertifiseringer, samsvarserklæringsskjema, konfidensialitetsavtale osv.)
• Oversikt over pågående anbud, som du som leverandør inviteres til, er tilgjengelig.
• Kontrakter og tilhørende dokumenter vil bli lagret og tilgjengelig i Ivalua.

I en overgangsperiode vil Vår Energi ASA benytte to forskjellige SAP systemer, inkludert to mailadresser for inngående fakturaer. Det er viktig at leverandører bruker fakturaadressen som er oppgitt på Purchase Order.

Alternativ 1: Fakturering til Vår Energi ASA SAP-system

Metode

Bruk alltid EHF for å sende faktura til Vår Energi ASA. Det vil bidra til at informasjonen kommer inn i vårt system på korrekt måte og kan adresseres til riktig avdeling og person. Pagero Online er vår portal for bruk av EHF.

Du skal kunne finne oss i ELMA-registeret. Vårt MVA-nr. er 919 160 675, vårt GLN nr. er 7080004360631 og vår ID er 0192:919160675.

Hvis du har spørsmål om filen .xml? Ta kontakt med din egen IT-avdeling, eller din leverandør av EHF-portalen.

Format

Alle fakturaer må inneholde et gyldig PO-nummer. EHF-filer må følge standard oppsett. PO-nummer må være oppført i feltet “Ordrereferanse”. (Faktura/cac:OrderReference/cbc:ID i .xml-filen)

PO skal oppføres i ett av følgende formater:

• 42xxxxxxxx
• 44xxxxxxxx
• 45xxxxxxxx
• 49xxxxxxxx

I tillegg til forskriftsmessige fakturakrav, må faktura inneholde følgende informasjon:

• Service Entry Sheet (SES) nummer hvis aktuelt.
• Navn på Vår Energi kontakt/referanse person / Kostnadskode.

 Dersom EHF av tekniske årsaker ikke er mulig å sende, kan PDF-faktura sendes:

Send faktura med vedlegg i én enkelt PDF-fil. Emnefeltet i e-posten skal starte med referanse; faktura nr. xxx

• Kun én faktura pr. e-post
• Send PDF til: invoice@varenergi.no
• Mottakers navn og adresse: Vår Energi ASA, PO Box 101, 4068 Stavanger.

For proforma faktura:

• Proformafaktura skal sendes direkte på e-post til Vår Energi kontaktperson.

Hvis du har spørsmål angående ovenstående for Vår Energi ASA, ikke nøl med å kontakte: accounts.payable@varenergi.no

Alternativ 2: Fakturering til tidligere Vår Energi Norge AS systemer (Neptune)

Metode

• Send faktura med vedlegg i én enkelt PDF-fil. Emnefeltet i e-posten skal starte med referanse; faktura nr. xxx
• Kun én faktura pr. e-post
• Send PDF til: VEN.accounts.payable@varenergi.no
• Mottakers navn og adresse: Vår Energi ASA, PO Box 101, 4068 Stavanger.

Format

Faktura skal alltid merkes med innkjøpsordre (PO) nummer med følgende format:

• 40xxxxxxxx
• 42xxxxxxxx
• 47xxxxxxxx
• 80xxxxxxxx

Faktura skal alltid samsvare med innkjøpsordre (PO) oppsett. Alle linjer på innkjøpsordre (PO) skal ha en korresponderende linje på faktura. Hver linje på faktura skal inneholde følgende som skal være identisk med det som fremgår av innkjøpsordre (PO).

• Innkjøpsordre (PO) linjenummer
• Materialnummer (hvis definert)
• Beskrivelses tekst – kort

Fakturaer som ikke er i henhold til disse instruksjoner vil bli returnert.

Hvis du har spørsmål angående ovenstående for faktureringsalternativ 2, ikke nøl med å kontakte: VEN.accounts.payable@varenergi.no

Standard T&Cs for PO (rev Oct-24).

Leveranser av varer til Vår Energi ASA skal pakkes og merkes i samsvar med “pakke- og merkeinstruks”. Alle leveranser skal være tydelig merket med referanser og adresser som beskrevet i Purchase Order.  Leveringsadresser og detaljer er beskrevet i pakke-og merkeinstruks.

Vår Energi pakke og merkeinstruks

Materiell kvalitetskoder for leveranser til Ringhorne, Balder og Jotun

Teknisk dokumentasjon

Teknisk dokumentasjon for materiell levert til Vår Energi skal sendes til drift@varenergi.no