Vår Energi / Vår virksomhet / Kontraktører og leverandører

Fakturering Hvordan bli leverandør Kontraktsystem Standard vilkår og betingelser Praktisk informasjon for offshoreservice Instruksjoner for vareleveranser Policies og styrende dokumenter

Kontraktører og leverandører

Vår Energi har som mål å skape et nært og dynamisk samarbeid med våre leverandører og samarbeidspartnere.

Sammen spiller vi en avgjørende rolle i å sikre trygge operasjoner og levere produkter og tjenester av høyeste kvalitet.

Gjennom felles innsats og kontinuerlig forbedring, bygger vi en fremtid fylt med pålitelig energi for alle. Vi tror på kraften i samarbeid og verdsetter hver enkelt leverandørs bidrag til vår felles suksess.

Sammen kan vi oppnå store ting og skape en bærekraftig og lys fremtid for kommende generasjoner.

To ansatte i kjeledress som står og snakker sammen, på et av våre prosjekter.

Hvordan bli leverandør

Vi inviterer kvalifiserte leverandører til å legge inn bud på levering av varer og/eller tjenester til oss. 

For prekvalifisering bruker vi Magnet JQS og forventningene våre er at alle eksisterende og potensielle leverandører skal ha en oppdatert profil i systemet.

Magnet JQS

Kontraktsystem

Vår Energi anvender Ivalua for tilbud innhenting og kontrakt administrasjon.

Alle Vår Energis rammeavtaleleverandører må registrere eller oppdatere sin selskapsprofil i Ivalua. Merk at registreringsprosessen krever en invitasjon fra Vår Energi.
Alle strategiske anbudsprosesser kjøres i Ivalua og tilbud skal leveres gjennom Ivalua.
Det forventes at leverandører kontinuerlig oppdaterer sin selskapsprofil ved bruk av endringsforespørsler. Dette er for å sikre at Vår Energi til enhver tid har riktig leverandør- og kontaktinformasjon.
Leverandører kan laste opp dokumenter til sin selskapsprofil (dvs. ISO sertifiseringer, samsvarserklæringsskjema, konfidensialitetsavtale osv.)
Kontrakter og tilhørende dokumenter vil bli lagret og tilgjengelig i Ivalua.

Standard vilkår og betingelser

Alle innkjøpsordre (PO) er underlagt våre standard vilkår og betingelser.

Vilkår & betingelser

Instruksjoner for vareleveranser

Leveranser av varer til Vår Energi skal pakkes og merkes i samsvar med “pakke- og merkeinstruks”.

Alle leveranser skal være tydelig merket med referanser og adresser som beskrevet i innkjøpsordre (PO).  Leveringsadresser og detaljer er beskrevet i Vår Energi’s pakke og merkeinstruks.

Materiell kvalitetskoder for leveranser til Ringhorne, Balder og Jotun (engelsk)

Teknisk dokumentasjon for materiell

All dokumentasjon skal følge NORSOK Z-018. Standard utstyr skal registreres i EqHub – Collabor8. All standard dokumentasjon må også være registrert i EqHub.

Ikke-standard dokumentasjon med EqHub ID og PO-nummer som ikke er registrert i EqHub, skal sendes til:

Gjøa: dcc.gjoa@varenergi.no
Alle andre leveranser: drift@varenergi.no

Praktisk informasjon for offshoreservice

Krav til offshore servicepersonell

Kompetansekravsmatrise for innleie av teknikere (rev mars-24)

Alt servicepersonell som reiser offshore på en av våre installasjoner forventes å kunne dokumentere følgende kompetanse:

Grunnleggende sikkerhetskurs ihht. NOROG002

Godkjent helseattest for offshore

Vår Energi Safety Training (VEST) (Trainingportal)

Fallsikring Offshore Norge113 (for personell som utfører arbeid over 200cm)

For personell som skal jobbe med / på arbeidstillatelse: e-læringskurs i AVEVA & VEMS; Work Permit System (WPS) Grunnkurs i hovedprosess og støtteprosess (Trainingportal)

Alt servicepersonell som går fast 2-4 rotasjon på en av våre installasjoner forventes å i tillegg kunne dokumentere følgende kompetanse:

Brukerkurs Stillas (Trainingportal MTP-057)

Fallende gjenstander – Forebygging (Trainingportal DOM-001)

Praktisk informasjon for offshore service

november 2022

Personnel Registration Form

juli 2023

Fakturering

I en overgangsperiode vil Vår Energi ASA benytte to forskjellige SAP systemer, inkludert to mailadresser for inngående fakturaer. Det er viktig at leverandører bruker fakturaadressen som er oppgitt på innkjøpsordre (PO).

Alternativ 1: Fakturering til Vår Energi ASA SAP-system

Metode

Bruk alltid EHF for å sende faktura til Vår Energi ASA. Det vil bidra til at informasjonen kommer inn i vårt system på korrekt måte og kan adresseres til riktig avdeling og person. Pagero Online er vår portal for bruk av EHF.

Du skal kunne finne oss i ELMA-registeret. Vårt MVA-nr. er 919 160 675, vårt GLN nr. er 7080004360631 og vår ID er 0192:919160675.

Hvis du har spørsmål om filen .xml? Ta kontakt med din egen IT-avdeling, eller din leverandør av EHF-portalen.

Format

Alle fakturaer må inneholde et gyldig PO-nummer. EHF-filer må følge standard oppsett. PO-nummer må være oppført i feltet “Ordrereferanse”. (Faktura/cac:OrderReference/cbc:ID i .xml-filen)

PO skal oppføres i ett av følgende formater:

42xxxxxxxx
44xxxxxxxx
45xxxxxxxx

I tillegg til forskriftsmessige fakturakrav, må faktura inneholde følgende informasjon:

Service Entry Sheet (SES) nummer hvis aktuelt.
Navn på Vår Energi kontakt/referanse person / Kostnadskode.

Dersom EHF av tekniske årsaker ikke er mulig å sende, kan PDF-faktura sendes:

Send faktura med vedlegg i én enkelt PDF-fil. Emnefeltet i e-posten skal starte med referanse; faktura nr. xxx

Kun én faktura pr. e-post
Send PDF til: invoice@varenergi.no
Mottakers navn og adresse: Vår Energi ASA, PO Box 101, 4068 Stavanger.

For proforma faktura:

Proformafaktura skal sendes direkte på e-post til Vår Energi kontaktperson.

Hvis du har spørsmål angående ovenstående for Vår Energi ASA, ikke nøl med å kontakte: accounts.payable@varenergi.no

Alternativ 2: Fakturering Vår Energi system (Gjøa)

Metode

Send faktura med vedlegg i én enkelt PDF-fil. Emnefeltet i e-posten skal starte med referanse; faktura nr. xxx
Kun én faktura pr. e-post
Send PDF til: VEN.accounts.payable@varenergi.no
Mottakers navn og adresse: Vår Energi ASA, PO Box 101, 4068 Stavanger.

Format

Faktura skal alltid merkes med innkjøpsordre (PO) nummer med følgende format:

40xxxxxxxx
42xxxxxxxx
47xxxxxxxx
80xxxxxxxx

Faktura skal alltid samsvare med innkjøpsordre (PO) oppsett. Alle linjer på innkjøpsordre (PO) skal ha en korresponderende linje på faktura. Hver linje på faktura skal inneholde følgende som skal være identisk med det som fremgår av innkjøpsordre (PO).

Innkjøpsordre (PO) linjenummer
Materialnummer (hvis definert)
Beskrivelses tekst – kort

Fakturaer som ikke er i henhold til disse instruksjoner vil bli returnert.

Hvis du har spørsmål angående ovenstående for faktureringsalternativ 2, ikke nøl med å kontakte: VEN.accounts.payable@varenergi.no

Policies og styrende dokumenter

En oversikt på alle relevante policyer og styrende dokumenter.  I tillegg skal individuell konfidensialitetserklæring signeres dersom det kreves av Vår Energi.

Policy hub

Sikring

I Vår Energi er sikring fundamentalt for vår virksomhet og vår ambisjon om å være den sikreste operatøren på norsk sokkel. Vi beskytter våre ansatte, eiendeler og operasjoner mot trusler gjennom en helhetlig tilnærming som kombinerer fysisk sikring, personalsikring og cybersikring. Vår sikkerhetspolicy setter rammene for dette arbeidet.

Sikring er et felles ansvar. Vi forventer at våre leverandører deler vårt engasjement, prioriterer sikring i alle ledd og fullt ut etterlever vår sikringspolicy.

Dekarbonisering

Vår Energi er forpliktet til reduksjon av klimagassutslipp i tråd med nasjonale strategier og Parisavtalen, ved å sette mål for direkte utslipp, jobbe med industrien for å minimere indirekte utslipp og samarbeide med leverandører for å redusere utslipp i forsyningskjeden å oppnå bærekraftsmål som reduserer klimagassutslipp og fremmer miljøvennlige praksiser.

Vi forventer at våre leverandører

Dokumentere og offentliggjør klimagassutslipp
Setter mål for reduksjon av klimagassutslipp
Utarbeider handlingsplaner og måler ytelse
Engasjerer sine underleverandører for å oppfylle de samme forventningene

Gjennom disse tiltakene ønsker vi å bidra til reduksjon av klimagassutslipp i forsyningskjeden, men også sette fokus på klimarisiko som del av tilpasning mot klimaendringer. Vi viser førøvrig til vår policy for klima og energi.

Climate & Energy policy

Etiske retningslinjer

Vår Energi sitt mål er å ta etiske, ansvarlige og lønnsomme beslutninger, og handle deretter. Vår største prioritet er våre ansatte og deres helse og sikkerhet. Vi forventer at alle relevante forretningspartnere overholder våre etiske retningslinjer.

Vår Energi etiske retningslinjer

Webinar om innsideinformasjon

Obligatorisk kurs for alle som jobber for eller på vegne av Vår Energi og som har eller kan komme til å få tilgang til sensitiv informasjon. Dette inkluderer (men begrenses ikke til) kontraktører som jobber ved våre lokasjoner.

Be din kontaktperson om tilgang til kurset.