Vår Energi ønsker å bygge et nært og profesjonelt samarbeid med våre leverandører.
Sammen bidrar vi til sikre og effektive operasjoner og leveranser av produkter og tjenester med høy kvalitet.
Gjennom samarbeid, kontinuerlig forbedring og felles ansvar skaper vi en pålitelig og bærekraftig energifremtid.
Vi verdsetter hver leverandørs bidrag til vår felles suksess.
Vår Energi inviterer prekvalifiserte leverandører til å levere varer og tjenester.
Vi stiller tydelige krav innen miljø, sosiale forhold og virksomhetsstyring (ESG), helse, miljø og sikkerhet (HMS), sikkerhet og etterlevelse.
Å bli leverandør til Vår Energi innebærer vanligvis to steg:
1. Prekvalifisering – grunnleggende krav
Prekvalifisering er et obligatorisk krav for alle som ønsker å levere varer eller tjenester til Vår Energi. Denne prosessen bekrefter at leverandøren oppfyller våre grunnleggende standarder innen:
Leverandører i petroleumssektoren skal være registrert og prekvalifisert i Magnet JQS.
Profilen må til enhver tid holdes oppdatert for å kunne bli vurdert i våre anskaffelser.
Leverandører utenfor petroleumssektoren vurderes gjennom alternative prosesser, som kan inkludere gjennomgang av ESG- og sikkerhetsrapporter, retningslinjer for forretningsetikk, sertifiseringer eller direkte dialog.
Vår Energi gjennomfører i tillegg uavhengige selskapsscreeninger ved bruk av verktøy som Compliance Catalyst, for å vurdere forhold som eierskap, sanksjoner, omtale og øvrige integritetsrisikoer.
2. Kvalifisering
Kvalifisering vurderer leverandørens evne til å levere varer og tjenester i samsvar med Vår Energis tekniske spesifikasjoner og kontraktskrav.
Vurderingen kan blant annet omfatte:
Kvalifisering gjennomføres som regel i forbindelse med anbudsprosesser eller før kontraktstildeling, for å sikre at leverandøren oppfyller alle krav til levering og ytelse.
Vår Energi følger opp leverandører systematisk for å sikre etterlevelse av krav og kontinuerlig forbedring.
Oppfølgingen omfatter både dokumentbaserte vurderinger og revisjoner – enten på stedet eller fjernbasert (desktop).
Vi benytter blant annet Magnet JQS og Offshore Qualific til vurdering og revisjon av blant annet styringssystemer og menneskerettigheter.
I tillegg kan Vår Energi selv gjennomføre revisjoner for å verifisere etterlevelse av kontraktskrav.
Oppfølgingen omfatter også løpende møter og dialog med leverandørene gjennom aktiv kontraktsoppfølging, samt leverandørsamlinger hvor erfaringer, forventninger og forbedringstiltak deles.
Dersom det avdekkes avvik, skal leverandøren utarbeide og gjennomføre korrigerende tiltak innen avtalte tidsfrister.
Vår Energi støtter leverandørutvikling gjennom informasjon, opplæring og målrettede tiltak for å styrke ytelse innen ESG, HMS, sikkerhet og etterlevelse.
Vår Energi anvender Ivalua for tilbud innhenting og kontrakt administrasjon.
Alle innkjøpsordre (PO) er underlagt våre standard vilkår og betingelser.
Leveranser av varer til Vår Energi skal pakkes og merkes i samsvar med “pakke- og merkeinstruks”.
Alle leveranser skal være tydelig merket med referanser og adresser som beskrevet i innkjøpsordre (PO). Leveringsadresser og detaljer er beskrevet i Vår Energi’s pakke og merkeinstruks.
Materiell kvalitetskoder for leveranser til Ringhorne, Balder og Jotun (engelsk)
All dokumentasjon skal følge NORSOK Z-018. Standard utstyr skal registreres i EqHub – Collabor8. All standard dokumentasjon må også være registrert i EqHub.
Ikke-standard dokumentasjon med EqHub ID og PO-nummer som ikke er registrert i EqHub, skal sendes til:
Tilleggskrav beskriver tilkoblingsgrensesnittene på installasjonene, og tilleggskrav for midlertidig utstyr i henhold til Norsok-standarden Z-015.
Forhåndsgodkjenning fra Vår Energi plattformsjef skal innhentes og inkluderes i sjekklisten for utstyr som nevnt i Norsok Z-015. Utstyret skal sjekkes, godkjennes og signeres av leverandørenes fagansvarlig(e).
Når utstyret leveres til kystbasen, skal en representant fra Vår Energi sjekke utstyret og sikre at det er i samsvar med forespørselen og Vår Energi krav før utstyret sendes ut offshore.
Korrigerende tiltak for identifiserte mangler skal utføres av den ansvarlige leverandøren før utstyret sendes ut til offshore installasjonen. Vår Energi har en påse rolle for å sikre at leverandøren har dokumentert vedlikehold i henhold til vedlikeholdsplan.
Krav: Kompetansekravsmatrise for innleie av teknikere (rev mars-24)
Alt servicepersonell som reiser offshore på en av våre installasjoner forventes å kunne dokumentere følgende kompetanse:
Alt servicepersonell som går fast 2-4 rotasjon på en av våre installasjoner forventes å i tillegg kunne dokumentere følgende kompetanse:
Praktisk informasjon for offshore service
Bruk alltid EHF for å sende faktura til Vår Energi ASA. Det vil bidra til at informasjonen kommer inn i vårt system på riktig måte og kan adresseres til riktig avdeling og person.
Pagero Online er vår portal for bruk av EHF. Du skal kunne finne oss i ELMA-registeret. Vårt MVA-nr. er 919 160 675, vårt GLN nr. er 7080004360631 og vår ID er 0192:919160675.
Hvis du har spørsmål om filen .xml, ta kontakt med din egen IT-avdeling, eller din leverandør av EHF-portalen.
Alle fakturaer må inneholde et gyldig PO-nummer. EHF-filer må følge standard oppsett. PO-nummer må være oppført i feltet “Ordrereferanse”. (Faktura/cac:OrderReference/cbc:ID i .xml-filen)
PO skal oppføres i ett av følgende formater. Består av 10 sifret nummer:
I tillegg til forskriftsmessige fakturakrav, må faktura inneholde følgende informasjon:
/ubl:Invoice/cac:InvoiceLine/cac:Item/cac:BuyersItemIdentification/cbc:ID i .xml filen. Ingen tekst, tegn eller mellomrom.
Faktura skal alltid samsvare med innkjøpsordre (PO) oppsett. Alle linjer på innkjøpsordre (PO) skal ha en korresponderende linje på faktura. Hver linje på faktura skal inneholde følgende som skal være identisk med det som fremgår av innkjøpsordre (PO): (PO og SES nummer må også skrives inn oppe i header på faktura.)
Fakturaer som ikke er iht disse instruksjoner vil bli returnert.
Dersom EHF av tekniske årsaker ikke er mulig å sende, kan PDF-faktura sendes:
Send faktura med vedlegg i én enkelt PDF-fil. Emnefeltet i e-posten skal starte med referanse; faktura nr. xxx
For proforma faktura:
Hvis du har spørsmål angående ovenstående for Vår Energi ASA, ikke nøl med å ta kontakt: accounts.payable@varenergi.no
En oversikt på alle relevante policyer og styrende dokumenter. I tillegg skal individuell konfidensialitetserklæring signeres dersom det kreves av Vår Energi.
I Vår Energi er sikring fundamentalt for vår virksomhet og vår ambisjon om å være den sikreste operatøren på norsk sokkel. Vi beskytter våre ansatte, eiendeler og operasjoner mot trusler gjennom en helhetlig tilnærming som kombinerer fysisk sikring, personalsikring og cybersikring. Vår sikkerhetspolicy setter rammene for dette arbeidet.
Sikring er et felles ansvar. Vi forventer at våre leverandører deler vårt engasjement, prioriterer sikring i alle ledd og fullt ut etterlever vår sikringspolicy.
Vår Energi er forpliktet til reduksjon av klimagassutslipp i tråd med nasjonale strategier og Parisavtalen, ved å sette mål for direkte utslipp, jobbe med industrien for å minimere indirekte utslipp og samarbeide med leverandører for å redusere utslipp i forsyningskjeden å oppnå bærekraftsmål som reduserer klimagassutslipp og fremmer miljøvennlige praksiser.
Vi forventer at våre leverandører
Gjennom disse tiltakene ønsker vi å bidra til reduksjon av klimagassutslipp i forsyningskjeden, men også sette fokus på klimarisiko som del av tilpasning mot klimaendringer. Vi viser førøvrig til vår policy for klima og energi.
Vår Energis Supplier Code of Conduct beskriver prinsippene som ligger til grunn for våre partnerskap, og de standardene vi forventer at alle leverandører skal følge.
Retningslinjene reflekterer vår forpliktelse til ansvarlig og bærekraftig verdiskaping, basert på tillit, integritet og samarbeid.
Leverandører skal:
Etterlevelse av Supplier Code of Conduct er en forutsetning for samarbeid med Vår Energi.
Leverandører skal ha effektive styringssystemer, følge opp egen ytelse og rapportere eventuelle brudd eller bekymringer.
Varsler kan også sendes anonymt gjennom Vår Energis varslingskanal.
Obligatorisk kurs for alle som jobber for eller på vegne av Vår Energi og som har eller kan komme til å få tilgang til sensitiv informasjon. Dette inkluderer (men begrenses ikke til) kontraktører som jobber ved våre lokasjoner.
Be din kontaktperson om tilgang til kurset.
