1. Innledning

Personvernlovgivningen skal blant annet sikre integritet og konfidensialitet ved behandling av personopplysninger. Vår Energi forplikter seg til å ivareta personvernet for våre ansatte, alle vi gjør forretninger med og dersom du besøker vår nettside varenergi.no. Vi vil kun benytte personopplysninger til berettigede formål, og personopplysningene vil behandles i samsvar med gjeldende krav til beskyttelse av personopplysninger.

2. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Vår Energi vil være «behandlingsansvarlig» som definert i personvernforordningen («GDPR») med hensyn til behandling av personopplysninger på vegne av vedkommende juridiske enhet.

Vår Energi er forpliktet til å sikre overholdelse av gjeldende lovverk relatert til datavern. Hvis du har spørsmål eller andre ting du lurer på angående vår behandling av dine personopplysninger, vennligst bruk følgende kanaler for å ta kontakt med oss:

Vår Energi ASA
Att. Personvernombudet
PO BOX 101,
NO-4068 Stavanger

E-mail: data.protection.officer@varenergi.no

Telefon: +47 51 60 60 60

3. Formålet med erklæringen

Formålet med denne erklæringen er å holde deg informert om hvordan vi samler inn og behandler dine personopplysninger. Les denne erklæringen nøye slik at du forstår hvordan og hvorfor vi bruker dine personopplysninger.

4. Vår Energis behandling av personopplysninger

4.1. Generelt

Vår Energi behandler personopplysninger om ansatte og eksterne konsulenter som jobber på Vår Energis eiendom og/eller i Vår Energis systemer. Vår Energi behandler også opplysninger om personer som ikke er ansatt eller engasjert av Vår Energi. De viktigste kategoriene av personopplysninger som behandles beskrives i avsnitt 5 under.

Vår Energi vil alltid sørge for forsvarlig, rettferdig og lovlig behandling av personopplysninger, og vil kun benytte slik informasjon til uttrykkelig angitte og legitime formål, i samsvar med loven. Vår Energi vil derfor kun behandle personopplysninger når slik behandling er nødvendig for at vi skal kunne drive vår virksomhet, tilby tjenester eller ivareta andre legitime forretningsinteresser, oppfylle rettslige krav eller avtaler, eller etter samtykke (der sistnevnte kan trekkes tilbake til enhver tid). Personopplysninger vil ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

Vår Energi behandler opplysninger om personer som ikke er ansatt eller engasjert av Vår Energi, og da med følgende ulike formål:

4.2 Anskaffelser og andre forretningsrelasjoner

Vår Energi behandler personopplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne anskaffe varer og tjenester fra leverandører og entreprenører og for kontrakts forvaltning. Opplysninger som behandles for slike formål inkluderer kontaktinformasjon og personalrelatert informasjon. Det rettslige grunnlaget er Vår Energi berettigede interesse knyttet til å sikre god forvaltning av og støtte til våre leverandører, samarbeidspartnere og kunder.

4.3. Bakgrunnsundersøkelser

Vår Energi har etablert en prosess for bakgrunnsundersøkelser, Integrity Due Diligence (IDD). IDD-prosessen består hovedsakelig av å sjekke våre potensielle samarbeidspartnere i en database kalt Compliance Catalyst, som samler offentlig tilgjengelig informasjon som finansiell data, eierstruktur, sanksjoner eller bøter til selskapet eller til selskapets styre eller ledere.

4.4. Kommunikasjon

Vår Energi kommuniserer eksternt og internt med publikum generelt, bestemte målgrupper og enkeltpersoner. Eksempler på kommunikasjonsaktiviteter som utføres av Vår Energi er utsendelse av nyhetsbrev, pressemeldinger og selskapsrapporter, optimalisering av nettsider, organisering av arrangementer, håndtering av brukerinitiert dialog, fremlegging av informasjon til offentlige myndigheter, gjennomføring av undersøkelser, og kommunikasjon i sosiale medier. De personopplysningene som behandles inkluderer kontaktinformasjon og annen kommunikasjonsrelatert informasjon. Det rettslige grunnlaget er berettiget interesse av å fremskaffe informasjon og sikre god forvaltning av og støtte til våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere, eller ditt samtykke.

4.5. Rekruttering og introduksjon av nye medarbeidere

Vår Energi behandler personopplysninger for rekrutteringsformål for å sikre selskapets tilgang på kvalifiserte kandidater. Personopplysningene som behandles inkluderer kontaktinformasjon, rekrutterings- og personalinformasjon. Det rettslige grunnlaget Vår Energi baserer seg på for behandling av dine personopplysninger gjelder behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale eller utføre tiltak på din forespørsel før det inngås avtale, eller ditt samtykke til å stå i CV databasen – SAP SuccessFactors.

4.6. Sikkerhet og beredskap

Vår Energi har iverksatt ulike sikkerhetstiltak som medfører behandling av personopplysninger. Dette er sikkerhetstiltak mot ulovlig eller uautorisert adgang til bygninger, rom, systemer, prosesser og utstyr. I Vår Energis bygninger og installasjoner kan det føres aktivitetslogg og drives kameraovervåking, kontroll med varebiler og deres sjåfører og adgangskontroll for ansatte og besøkende. Hvilke kategorier av personopplysninger vi samler inn og bruker, avhenger av de aktuelle sikringstiltakene. De består av blant annet av bilder og videoer, kontaktinformasjon og arbeidssted, dato og tidspunkt for adgang til bygninger og informasjon om kjøretøy. Dette gjøres i henhold til GDPR regelverket både til behandling og oppbevaring av informasjon.

Vår Energis aktiviteter medfører en viss risiko. Petroleumsloven §9-2 og 9-3* setter krav til effektiv og god beredskap og sikring. Formålet er å oppfylle juridiske forpliktelser i ulike jurisdiksjoner når det gjelder kriseberedskap. Det juridiske grunnlaget for slik behandling av personopplysninger er vår berettigede interesse for å sikre virksomheten og eventuelle gjeldende rettslige krav knyttet til dette.

4.7. Nettside og informasjonskapsler

Vår Energis nettsted bruker informasjonskapsler.  En informasjonskapsel er en liten fil med bokstaver og tall som vi lagrer i nettleseren din eller harddisken på datamaskinen din hvis du er enig. Disse informasjonskapslene lar oss skille deg fra andre brukere av nettstedet vårt, noe som hjelper oss med å gi deg en god opplevelse når du besøker nettstedet vårt og lar oss forbedre nettstedet vårt.

varenergi.no bruker Google Analytics til å samle besøksstatistikk, inkludert:

• hvor mange brukere som besøker nettstedet
• hvor mye tid de bruker på nettstedet
• hvilke nettsteder brukerne kommer fra
• hvilken nettleser som er brukt

Brukerinformasjonen er lagret i aggregert form, noe som gjør det umulig for oss å følge individuelle brukere.

Hvis du ikke ønsker å bli en del av brukerstatistikken til Google Analytics kan du velge bort dette ved å bruke Googles Ads Preferences Manager. Det finnes også en nettleserutvidelse som slår av Analytics helt: Google Analytics Opt-out Browser Add-on

5. Kategorier og innsamling av personopplysninger

For at det skal bli lettere å forstå denne personvernerklæringen har vi etablert følgende kategorier. Dette betyr eller innebærer ikke at vår behandling alltid vil omfatte alle eksemplene på personopplysninger som er inkludert i kategoriene.

De kategoriene av personopplysninger som Vår Energi kan samle inn og oppbevare om registrerte personer er:

• Kontaktinformasjon, som navn og adresse, telefonnummer, e-postadresser, titler ol.;
• Rekrutteringsinformasjon, som søknader, CV-er, referanser, bakgrunnssjekker, intervjuer og vurderinger;
• Personalinformasjon som opplysninger om arbeidserfaring og kvalifikasjoner, fødselsdato, identifikasjonspapirer, førerkort, nasjonalitet, personnummer, ansattnummer, stilling, organisasjon, bankkonto, pårørende, arbeidssted, lønn og leder;
• Kommunikasjonsrelatert informasjon, som offentlige politiske relasjoner, stillinger, preferanser når det gjelder markedsføring og arrangementer (inkludert allergier/kostholds restriksjoner når dette oppgis av deltakerne), og informasjon knyttet til brukeratferd i egne kommunikasjonskanaler (inkludert IP-adresser).

Personopplysninger kan samles inn på flere måter, blant annet:

• direkte av ansatte i Vår Energi når det etableres en forretningsrelasjon eller gjennom forretningsvirksomhet;
• fra en tredjeparts tjenesteleverandør eller agent, fra en kilde til offentlig tilgjengelig informasjon (f.eks. nettsider) eller fra en arbeidsgiver (f.eks. der en leverandør eller kontraktør oppgir personopplysninger om sine ansatte);
• gjennom bruk av Vår Energis nettsider; eller
• opplysninger som oppgis direkte av deg.

6. Overføring av personopplysninger

GDPR kapittel 5* har spesifikke regler for overføring av personopplysninger til utlandet. Hovedregelen er at personopplysninger bare kan overføres til utlandet dersom lovene i landet som overføringen er ment til, sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for personopplysninger. Overføring i denne forbindelse omfatter også elektroniske overføringer over landegrensene, for eksempel lagring av personopplysninger på servere eller skyløsninger i utlandet. Enhver videre overføring av personopplysninger som Vår Energi er behandlingsansvarlig for, for eksempel av databehandlere, regnes også som en overføring i så måte.

Land innenfor EU og EØS anses å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, og personopplysninger kan dermed overføres fritt mellom jurisdiksjonene som omfattes av dette, så lenge de øvrige kravene til behandling av personopplysninger er oppfylt (tilstrekkelig behandlingsgrunnlag, databehandlingsavtaler etc.).

7. Slik utøver du dine rettigheter som registrert

Nasjonal og internasjonal lovgivning om behandling av personopplysninger gir rettigheter til registrerte personer. Slike registrerte personer har, i visse tilfeller og avhengig av lokal rett, rett til å be om tilgang, retting, sletting og/eller begrensninger i behandlingen av sine data.

Hvis du har spørsmål eller ønsker å utøve dine rettigheter som registrert, kan du ta kontakt med personvernombudet i Vår Energi (e-post: data.protection.officer@varenergi.no ). Du har rett til å klage til det norske Datatilsynet dersom du mener at vi har overtrådt personvernlovgivningen, men vi oppfordrer deg til å kontakte Vår Energis personvernombud før du eventuelt sender inn en slik klage.

* Vi kan når som helst endre personvernerklæringen. Ikrafttredelsesdatoen for hver versjon av denne erklæringen er identifisert nedenfor.

* Petroleumsloven §9-2 og 9-3

Lov om petroleumsvirksomhet [petroleumsloven] – Lovdata

*GDPR Kapittel 5

Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) – – Lovdata